Numerar las facturas de tu negocio de forma correcta te permitirá evitar cualquier problema con Hacienda, cumplir con tus obligaciones contables y mantener un mayor control sobre tu negocio. A continuación te contamos cómo hacerlo de forma clara y sencilla, para que puedas llevar a cabo una facturación perfecta en tu empresa.
Antes de comenzar, diferencia entre numeración y serie
Este concepto a veces resulta confuso por algunas empresas y autónomos, la cual cosa puede causar problemas con las obligaciones fiscales.
Existen diferentes casos en los que emitir facturas con series distintas es de carácter obligatorio, fijado por el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012. Los casos que deben tener su propia serie son los siguientes:
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Las facturas rectificativas.
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Las facturas expedidas por destinatarios o por terceros. Deberemos utilizar una serie para cada uno de ellos.
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En el caso de ser un autónomo que factura en diferentes actividades económicas, cada una de estas actividades deberán facturarse con una serie diferente.
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Las facturas empleadas en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
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Todas aquellas facturas relacionadas con determinadas operaciones intragrupo.
Regla básica de la facturación: numeración correlativa
La regla general a la hora de numerar tus facturas es que deben ser correlativas. Por lo que deberán ir numeradas una detrás de la otra siempre que estén dentro de la misma serie.
Por ejemplo, si emitimos la factura A100, la siguiente que deberemos emitir de la misma serie será la A101.
Ante la llegada de un año nuevo no existe ninguna obligación que nos exija cambiar la numeración de las facturas. Simplemente deberemos seguir con la sucesión correlativa de la que hemos hablado anteriormente. No obstante, para facilitar la lectura de las facturas podemos introducir el año dentro de la combinación de caracteres de la numeración.
Consejos para la numeración de facturas
A la hora de numerar las facturas deberás tener en cuenta diferentes aspectos que te permitirán llevar un control mucho más claro de tu facturación:
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Caracteres: se pueden utilizar todos los números y letras.
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Mayúsculas: se recomienda el uso de letras mayúsculas en lugar de minúsculas.
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Espacios en blanco: nunca más de uno. Dicho espacio no se puede situar al principio de la numeración, ya que podría ocasionar problemas.
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Caracteres especiales: se pueden utilizar los caracteres especiales guion medio, guion bajo, barra o punto, para separar los caracteres de las facturas.
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Si se incluye la serie en la identificación de la factura, se recomienda que figure en primer lugar, seguida de un espacio en blanco y el número de la factura al final.
Teniendo en cuenta estos conceptos y consejos, deberás poder hacer frente a la numeración de tus facturas de una forma clara y correcta, a la vez que evitarás cualquier sorpresa desde Hacienda.
Finalmente, si lo que queremos es invertir menos tiempo en gestionar la facturación para poder tener más tiempo para hacer crecer el negocio, deberemos estudiar la posibilidad de adquirir un software de contabilidad y facturación.
