En estos últimos años la tecnología ha impulsado grandes cambios en nuestra forma de vida y también en nuestra forma de trabajo. Estos cambios nos han ayudado a mejorar y optimizar ciertos procesos como pueden ser el control por voz de nuestro teléfono móvil o la emisión automática de facturas para nuestros clientes. En ambos casos la tecnología nos facilita dicho proceso y nos ahorra un tiempo que podemos dedicar a otros asuntos prioritarios.
Uno de estos grandes cambios tecnológicos de los que hablamos es la automatización de procesos en la administración y gestión de empresas. En la mayoría de los casos, las empresas dedican un gran volumen de tiempo a tareas administrativas, que implican mucho papeleo y poca productividad. Tiempo que podríamos emplear para el desarrollo del negocio o para actividades realmente importantes como la búsqueda de nuevas oportunidades o la comunicación con clientes.
Soluciones tecnológicas para la automatización de procesos administrativos
En muchas ocasiones, los procesos de gestión administrativa se enmarcan en una repetición de tareas continua con un flujo de trabajo más o menos definido. El objetivo de la automatización de procesos es poder acelerar este flujo para conseguir ser más eficientes y así aumentar nuestra productividad.
La automatización robótica de procesos (RPA) es una de las soluciones tecnológicas más utilizada para acabar con todo el papeleo de la oficina. Por ejemplo, los sistemas de gestión de relaciones con clientes o CRM facilitan considerablemente todas las interacciones que una empresa pueda tener con sus clientes o clientes potenciales. Otras soluciones relacionadas con la RPA son los softwares de contabilidad y facturación, los cuales hacen mucho más ágil todo el proceso contable de una empresa.
Una de las tecnologías que llega con fuerza en este campo es la inteligencia artificial (IA), cada vez más utilizada en este tipo de tareas. Estos sistemas son capaces de reproducir múltiples patrones y realizar actividades rutinarias a través de una gestión basada en los datos.
Otra de las soluciones para acelerar el procesamiento del papeleo es usar tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la cual permite recolectar datos de documentos de forma automática. Este tipo de solución permite llevar a cabo escaneados masivos de documentos como facturas o informes y digitalizarlos. Tarea que implica un elevado gasto de tiempo si se debe hacer de forma manual.
Empieza ahora a reducir el papeleo de tu empresa
Como puedes ver, existen múltiples opciones de software para optimizar las tareas administrativas, pero deberás hacer un buen estudio para ver cuál puede ser la que mejor encaje con tus necesidades. En este caso hablamos tanto de CRM, softwares para gestionar la contabilidad o aplicaciones para la gestión electrónica de documentos, entre otros.
Ahora ya no tienes escusa para empezar reducir el tiempo dedicado al papeleo, optimizar los procesos administrativos y dedicar el tiempo a las tareas que realmente importan en tu negocio. ¡Solo depende de ti!
