Kanban es un marco de trabajo que surge de la implementación que hizo Toyota en la optimización de sus procesos de ingeniería a partir del modelo que utilizaban los supermercados para llenar las estanterías: gana eficacia cuando se reduce la cantidad de excedentes y se garantiza que las existencias coinciden con las pautas de consumo.
Cuando Toyota aplicó este mismo sistema en sus fábricas, el objetivo era ajustar mejor sus enormes niveles de existencias con el consumo real de materiales. Para comunicar los niveles de capacidad en tiempo real en la fábrica (y a los proveedores), los trabajadores tenían que pasarse una tarjeta, o "kanban", entre equipos. Aunque este proceso ha evolucionado desde los años 40, la filosofía de "just in time" (JIT) sigue siendo la esencia.
El trabajo de todos los equipos de kanban gira en torno a un tablero kanban, una herramienta que se usa para visualizar las tareas y optimizar el flujo de trabajo entre los miembros del equipo. Los tableros virtuales constituyen una función esencial de cualquier herramienta de desarrollo de software ágil para garantizar la trazabilidad, la colaboración sencilla y la accesibilidad desde varias ubicaciones. Su función es garantizar que el trabajo del equipo se visualice, que su workflow se unifique y que se identifiquen y resuelvan inmediatamente todos los factores que lo bloqueen y de los que dependan.
El tablero de kanban básico tiene un workflow de tres pasos:
Por hacer.
En curso.
Hecho.
Sin embargo, dependiendo del tamaño, la estructura y los objetivos del equipo, el workflow se puede asignar para cumplir el proceso único de cualquier equipo determinado.